経営改善・事業再生 2017年（3）

2017年6月1日
経営改善支援・事業再生支援

本記事は、以前のホームページに記載したものをまとめたものです。

【1】経営改善は、一定の時間で最大の成果を！！

（20160601）

ここ数年、「長時間残業」「過労死」「うつ病」・・・と仕事の時間に関することが継続的に取り上げられています。

「人はなぜ身体・精神を犠牲にしてまで働くのか？」、自分も、自覚の強さは別にしても、サラリーマンの最後の3年を除き、この生活を続けていました。

＊最後の3年間は会社の残業低減の取り組みもあり、会社にいる時間は少なかったので、資格取得の勉強や軽い運動に時間を使うことができました

また、経営コンサルタント（行政書士）として開業してからは、時間的にはサラリーマン時代よりも長く仕事をし、より強い精神的なストレスを感じています。

幸いにも性格が鈍感なこともあり、今のところ「うつ病」になるほど追い詰められていませんし、適度なストレスの解消もできていると思っていました。

ただし、これは「今のところ」であり、この先はわかりません。

先日、立っていられない位の「目まい」がして、周囲のアドバイスもあり病院に行きました。

「目まい」の原因は断定できていませんが、検査を行うたびに、「生活習慣病」に関係する項目の悪い数値結果がでてきました。

前職の会社を辞めてからの生活を振り返ると、悪い結果が出ることは覚悟していましたが、これほど悪いとは思っていませんでしたのでかなりのショックを受けました。

ショックで落ち込んでいてもしょうがないので、これを機に悪い習慣を一斉にやめるとともに、いかに「一定の時間で成果を出せるか」を考え取り組んでみようと決意しました。

過去を振り返えると、多くの時間のムダ使い（お金のムダ使いもありますが）がありますが、これも現在の・将来への貴重な経験と捉えていきたいと思います。

ここでは、書籍や雑誌から得た情報もありますが、自分の経験・考えも入れて、「一定の時間で最大の効果を得る」点について紹介します。

仕事が終わらない理由

仕事が終わらない理由として、次のことが挙げられます。

①　仕事の効率が悪い（能力・考え方・やり方）

・仕事の目的・ゴールを理解していないのでムダなことをしてしまう

・目の前の仕事から行ってしまう

・仕事の中断・再開の切り替えが多い

②　仕事の絶対量が多い（ムダが多い・優先順位）

・他人に任せられる仕事を行っている

・仕事を安請け合いしてしまう

・雑用が多い

③　時間が足りない（時間のコントロール）

・計画の時間見積りが甘い

・スケジュールをすべて埋めている

・イレギュラーな仕事が多い

●仕事が終わらない人は、「完璧主義者」「忙しいということに価値を見出している」などの性格的な要素もあります。

残業を減らす対策

時間を有効に使って残業を減らす対策は、次の3点です。

（1）　圧縮（効率化）

・分散している仕事をひとまとめにして、一度に処理する

＊準備と片付けの時間を極力減らす

（2）　削減（ムダの廃除）

・自分の行うべきではない仕事を削除

＊他人に任せられる仕事、自分の能力以上の仕事

（3）　入れ替え（選択と集中）

限りある時間の配分を適正化すること

＊仕事全体を見渡して、優先順位をつけて実施する

（1）　圧縮

「今すぐ」対応すべき仕事を明確に把握しておき、そのほかの分散している仕事は「圧縮」します。

⇒　1日の仕事時間の中で、一括処理する時間を決めておいて、それ以外の時間には処理しない（例えばメールの確認と返信）

これにより、仕事の切り替え（脳の切り替え）が少なくなり集中することができます。

（2）　削除

職場・チームにおける自分の役割を明確にして、自分がやるべき仕事だけに集中できるようにします。

自分の能力・適性も考慮して、他人がやるべき仕事は他人に任せることが必要です。

リーダーはリーダーの役割、担当は担当の役割があり、社長が現場で機械操作をしていたら会社は大きくなりません。

仕事が速い人は、仕事を「引き算」的に捉え、いかに「自分がやるべき仕事」以外を削減するかを考えています。

（3）　入れ替え

仕事は、「重要度」と「緊急度」で次の4つに分類することができます。

仕事全体を見渡して「重要度と緊急度」で仕事の整理（棚卸）をして、緊急度よりも重要度を優先して実施します。

Aタスクは当然に優先し、Dタスクは先に示した圧縮の手段や、後回しまたは他人にやってもらうことで進めます。

問題は、Bタスク（重要度が高い）とCタスク（緊急度が高い）、どちらを優先するかが問題になります。

Bタスクは放置していますと、時間が経過すると「Aタスク」に変わりますので、こちらを優先する方が良いです。

経営の戦略の中で、近い将来に必要な技術や製品は「Bタスク」に入ります。

これを放置していると、いずれ緊急性が高くなり、迅速な対応に迫られ十分な成果が得られない可能性があります。

Cタスクは、緊急度をコントロールすることでDタスクに持っていき、まとめて「圧縮」処理を行うと効率が上がります。

具体的な考え方・手法

スタートダッシュ型に

1日の仕事の場合、就業時間を全て使う配分ではなく、定時退社を本納期にして、仮納期を設定（例えば午前中）して、進める方がアウトプットとしての品質は良くなります。

業務の全体を把握して、大枠を決めてから細部を詰めていく進め方で、仮納期の中で一通りのことを済ませて、その後の本納期までの間に見直してブラッシュアップした方が質が上がります。

仕事が遅い人の多くは、最初から細部を完璧に仕上げる進め方を行い、後半は時間が足りなくなって、一気にラストスパートをかけて仕上げようとします。

その場合、見直しを行う時間もなく、残業して仕上げるか、完成度の低いアウトプットになってしまいます。

「中・長期的なプロジェクト」の場合も同じで、プロジェクト期間の最初にスタートダッシュをかけて早い段階で一通り回してみて、課題を抽出して改善を進めた方が良い結果が得られると思います。

プロジェクト期間が比較的長い場合、最初は慎重に「十分に検討の上、着手する」となってしまう場合が多く、なかなかペースが上がらず最後にスパートをかけたが、設定した目標を達成できなかったということはよくあります。

仕事は「100点」を目指してはならない

ビジネスの世界には満点ということはあり得ません。

お客様の想定より上の、あるいは競合の性能よりも上にいけば良いのです。

満点を追い求めた過剰品質を達成するために時間を費やし、他の業務が圧迫され、仕事全体から見るとマイナスになることがあります。

シングルタスクで仕事を加速

通常、単一の業務ではなく、幾つかの業務が並列に進まられていると思います。

この際の処理の仕方として、小刻みに業務を変えて進める方法（マルチタスク）と、一つの業務を集中して行う方法（シングルタスク）があります。

この場合、圧倒的に「シングルタスク」の方が効率が上がります。

それは、人間の脳にとって、同時に幾つもの課題を処理することは効率が悪いことによります。

次のタスクに移る際は必ず区切りをつけて、「シングルタスク」を積み重ねていく進め方が最も確実で安全な仕事法です。

企画はアイデアの「組合せ」で生まれる

これまでの様々なヒットした製品を見ると、画期的な「ひらめき」で生まれたものは少なく、ほとんどは従来の「組合せ」で生まれています。

また、「差別化」が重要と言われますが、「差別化は小さな蓄積の積み重ね」で、他社と比べ圧倒的な差が付き、達成される場合も多くあります。

2度続いた仕事は標準化する

仕事のほとんどは多少の違いはあっても類似のものの繰り返し（ルーチンワーク）と思います。

2度続いた場合、更に続く可能性が高いので、この段階で標準化できれば、その後の効率はよくなります。

違う見方では、「同じミスを繰り返す」ことが最も嫌われ信用を著しく低下させます。

何度も同じ不良やクレームを出していたら、早い段階に他社に仕事は移っていきます。

残業時間の削減は、単なる時間を減らすことではなく、「仕事のやり方を見直して効率を高め、更に目標とする成果を上げる」ことです。

これからは益々働き手が少なくなってきて、特に中小企業の人材確保は難しくなります。

そのためには、創意工夫をして、必要に応じて「ITインフラ整備」の投資を行い、一人当たりの労働生産性を上げていく必要があります。

【2】結論が出ない会議時間は全てムダです

会社などの組織の意思決定の場として「会議」は最も有効な手段です。

・意欲がある人が集まり、

・適切な判断材料（資料）が提示され、

・積極的な前向きな意見が出され、

・適度の時間で、

・最適な結論を導き出し、

・参加者がその結論を共有して、

・即実行される。

皆さんの会社では、こんな状況になっていますか？

ほとんどの会社では、会議で結論を導くことができなくて、無意味な無駄な時間を費やしているのではないでしょうか。

会議とは？

人が集まって意見を言う場は目的に応じていろいろな言葉で表現されています。

主な３つについて定義してみました。

会議：目的とした結論を出す場：経営（戦略）会議

報告会：情報を共有する、状況を確認する場：実績報告会

勉強会：参加者のレベルを上げる場：○○勉強会

これから示す「会議」は「目的とする結論を出す場」と定義したもので説明します。

会議でのムダを排除

会議には次のようなムダが潜んでいますので、確認して排除していきましょう。

①　会議時間のムダ

会議の最初には終了時間を宣言してから開始しましょう。

この終了時間は、主宰者が根拠に基づいて設定して下さい。

②　結論なしのムダ

結論が出ない原因としては、「会議自体の目的」が不明確な場合が多いです。

「目的（ゴール）」を明確にして、これを意識することにより、全ての議論がそのゴールに向けての内容に集約することができます。

③　参加者のムダ

会議に出席するメンバーを見回して下さい。

その会議に必要がないメンバーが混じっていませんか？

単なる勉強のために出席するメンバーは不要で、ゴールに向けて貢献する人以外は必要ありません。

また、逆に、必要なメンバーが欠けていませんか？

必要なメンバーが不在の場合、本来求められるゴールに到達できない可能性が高くなるので、この場合は会議をキャンセルして再設定を行うことが必要です。

④　発言のムダ

会議において全員の意見を聞く場合もあるかと思いますが、設定した議題に対して発言不要な方までもが発言すると、論点があやふやになったり、その発言の責任の所在が曖昧になることになります。

また、ゴールに対して無関係な発言も進行の妨害になります。

会議の３つの要素の最適化で成果を

会議には、「議題」「資料」「参加者」の主要な要素で構成されています。

会議で成果を上げるためには、この３つの要素が適切に揃っていることが必要になります。

議題（目的）の設定と認識

あらかじめ設定された目的（ゴール）に対して、適切な議題のもとに議論がなされれば会議は有意義なものになります。

しかし、ゴールとは程遠い議論に時間を取られてしまうと、会議時間内にゴールに到達できません。

時間を取られるのは、参加者がゴールに対しての意識が低いため、議論が脱線してしまうためです。

これを防ぐには、議事の進行をゴールをきちんと把握したその会議に出席しているトップが行う必要があります。

資料の準備

会議の主宰者は、結論を自分たちの方向に導こうとするために、意図を反映した資料の作成になりがちです。

会議の参加者が理解して最適な判断をするためには、偏りがなく反対側の要素も入れた客観性のある内容にすべきです。

適切なメンバーの参加

会議が効果を発揮するのは、適切なメンバーが一ヶ所に集まることにあります。

単に役職が高いからという理由で参加者を選定するのではなく、ゴールに対して専門的なスキルや経験を持っている人物を選定する必要があります。

最も不適切なメンバーは、その議題（ゴール）に責任を持たない立場であるが社内的には影響力を持つ人です。

会議の結論は参加したメンバーが共有してその推進には全員が責任を負いますが、会議で発言したメンバーはその中でも責任は重くなります。

会議を有効にする進行

問題解決を進める方法として次の「問いかけシート」が有効です。

Q１：何が問題なのか？（現状分析）

Q２：問題の原因は何か？（要因分析）

Q３：問題解決にどのようなソリューションが考えられるのか？（対策検討）

Q４：どのソリューションが理想なのか？（対策決定）

現場の担当が問題発生の場合に、まず自分でこのシートに記入することにより大部分の問題は解決の方向に進みます。

「会議」での準備資料や会議の進行も同じ考えで進めることによってより有効な結論が導けると思います。

会議は価値を生み出す貴重な「人」と「時間」を投入するので、それに見合う成果が要求されます。

会議を行うことに満足感を得るのではなく、会議から得られた成果に満足感を得るようにしたいものです。

【3】深刻な人手不足～打開策を考えましょう～

いろいろな中小企業の経営者の方と接することがありますが、「人手不足」で困っていることは強く感じます。

ただ、嘆いていても仕方がありません。

ピンチをチャンスに変える前向きな考え方・行動が必要です。

「人手不足」の対策は、次の３つの方向です。

（1）既存のメンバーの生産性（能力）を上げる

（2）女性・高齢者・（外国人）の雇用を真剣に考える

（3）離職者を減らす

政府（中小企業庁）も現状を認識し、平成29年3月に「中小企業・小規模事業者人手不足対応ガイドライン」をまとめています。

http://www.meti.go.jp/press/2016/03/20170314006/20170314006-7.pdf

中小企業の人手不足の現状

職種・業種別の状況

ほぼ全ての中小企業で人手不足は問題になっていますが、特に次の業種でより深刻になっています。

●　建設業

●　サービス業の中で

・介護・看護

・宿泊・飲食店

・運輸業

人材面では

建設業や製造業での現場作業員や小売業の販売員（いわゆるブルーカラー）が不足しているように思えますが、研究・開発などの技術者、マーケティングや経営企画・内部管理など（いわゆるホワイトカラー）の人材も不足しています。

現在、実感は別として、景気が良くなっていると言われて、大企業は新卒の採用を増やしています。

これに伴い、「給料面」「福利厚生面」で劣り、また、「東京一極集中」の面もあり、地方の中小企業の人材確保はますます厳しくなっています。

中小企業の実体（人手不足・事業承継・マーケティングなど）や相続関係の説明で使わさせて頂いているものを次に示します。

日本の人口は、2015年頃をピークに減少に転じています。

それに先立つように、生産年齢人口は、1995年頃から減少しています。

人口減少や少子高齢化ははっきり言って防ぐことはできなく、これを認識して考えなければなりません。

単なる生産年齢人口を増やすには、移民を大幅に増やすことしか手はないと思いますが、今の日本の状況（制度面・管理面・感情面など）では困難と思います。

人手不足の対策はあるのか？

中小企業は、何か手を打たなくては成り立ちません。

政府は景気を浮上させるために(効果は別として）様々な政策を実施しています。

特に中小企業向けには、税金の面、補助金の面、融資の面（返済の面）などで優遇策を打ち出し、また地方銀行には地元企業への貸出しを増やすことを指示しています。

ただし、何もしなければ（行動しなければ）、政府も商工会議所等の支援機関は助けてくれません。

支援してもらうためには、「やる気を持って、計画があり、しっかりと管理できる」会社でなければなりません。

人手不足の対策の３つの方向について示します。

（1）既存のメンバーの生産性（能力）を上げる

先に述べたように、新たに人を集めることは難しいです。

最初に検討すべきは、既存（保有）の人材を「人財」レベルに上げること、組織として、個人としてのレベルを上げることです。

レベルを上げることは「一人の付加価値（利益）」を上げること（労働生産性の向上）です。

方法として、次の３つがありますが、組み合わせによってより効果的になります。

①　省人化のための設備導入

・製造面では、単純作業の自動（ロボット）化、ネック工程のてこ入れによる生産性向上など

・事務面では、最新ソフトの導入・入れ替えによる処理能力向上など

②　作業（業務）の標準化

・標準化を行うことによりムダがなくなり、効率が上がります

・また、多能化（1人がいろいろな作業ができる）の面でも有効で、組織全体の処理能力が向上します

③　個人のレベルの向上（教育・能力開発）

・単に外部の研修を受けるだけでは意味がありません

・個々の役割を明確にして、会社としての各人の教育プログラムを考えることが重要です

（2）女性・高齢者・（外国人）の雇用を真剣に考える

・大企業の採用は「新卒者」が中心になりますが、中小企業では「中途採用」のウエイトが高くなっています。

・子育て後に復職する女性は、大企業よりも中小企業を選択する傾向があります。

このため、中小企業は女性を受け入れやすくする環境（ハード面：更衣室・トイレ等）の整備や業務の内容、勤務形態の見直しが必要です。

現在、建設現場でも女性の採用が増えつつあります。

女性の採用により、違った視点でのアプローチ、社内の活性化（雰囲気の変化）などにより、業績が向上している企業も見られます。

・高齢者は、まだまだ元気な方が多く、働きたいと思っている方も多いと思います。

「高齢者＝経験者」なので、その経験を活かさない手はないと思います。

ただし、高齢者にある一定の給与の中で、いかに能力を発揮してもらい、効果を上げるかは、会社特に経営者の資質の問題になります。

・最近は、「技能実習制度」や「留学生の増加」などにより、外国人を採用する企業が増えています。

ある製造会社では、「日本人の派遣社員」は数日で来なくなるが、「技能実習生」は２～３年間は働いてくれるので戦力として当てになるというお話もお聞きしました。

＊技能実習生制度はあくまでも「本国に戻って習得した技能をその国のために使用してもらう」のが主旨ですが、一方では中小企業の人手不足の対策にもなっています。

※　女性、高齢者、（外国人）の方々を重要な戦力として活用するためには、やはり「経営者の覚悟と行動」にかかっています。

（3）　離職者を減らす

中小企業は、大企業に比べて「離職者が多い」ことも事実です。

「給料面」や「福利厚生面」の要因もありますが、やはり「（人間関係を含めた）職場環境」「人間としての存在価値」「会社の将来に対する不安」などの面が大きいと思います。

給与を多く払うことは難しいですが、個人の価値観によっては「やりがい」に重きを置く方も多いと思います。

大企業よりも、1人当りの利益の面で上を行っている中小企業は多く存在します。

その要因は、企業風土の面が大きいと思います。

従業員が働きやすい設備面の整備も大事ですが、個々のやる気を出させる仕組み（評価制度・目標管理制度）や小集団活動（５S活動、提案制度、QCサークルなど）も有効な方法です。

これらにより、「せっかく育てたのに辞めてしまった」ということがないようにしたいものです。

今回は、中小企業の人手不足の現状認識とその対策について示しました。

先に示しました中小企業庁のガイドラインには、人手不足の対策に対する事例も紹介されていますのでぜひ参考にして下さい。